项目管理之甘特图

缘起：

        从明天开始，我将进入一个新的工作阶段，时间较长（两个月），目标确定，为了进行有效的时间管理以及任务分配，我打算采用软件工程的方法来进行管理。首先想到的就是甘特图。因为我指导的学生Zn，在上个月发给我他的个人项目计划时展示了一张甘特图，时间管理上非常清晰。回想自己大四的时候学习过这个东西，但是一直没有试验过。这次打算小试一下。

 

什么是甘特图：

甘特图（Gantt Chart）由亨利·甘特于1910年开发的，他通过条状图来显示项目，进度，和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。 其中，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目）。线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。甘特图可以直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可以非常便利地弄清每一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作是提前还是滞后，亦或正常进行。除此以外，甘特图还有简单、醒目和便于编制等特点。所以，甘特图对于项目管理是一种理想的控制工具。

甘特图的含义：

   1. 以图形或表格的形式显示活动；
   2. 现在是一种通用的显示进度的方法；
   3. 构造时应包括实际日历天和持续时间，并且不要将周末和节假日算在进度之内。

下面使用一个例子来简单说明甘特图：

时间以月为单位表示在图的下方，主要活动从上到下列在图的左边。计划需要确定数的出版包括哪些活动，这些活动的顺序，以及每项活动持续的时间。时间框里的线条表示计划的活动顺序，空白的现况表示活动的实际进度。甘特图作为一种控制工具，帮助管理者发现实际进度偏离计划的情况。在本例中，除了打印长条校样以外，其他活动都是按计划完成的。

甘特图的优点：

    * 图形化概要，通用技术，易于理解；
    * 中小型项目一般不超过30项活动；
    * 有专业软件支持，无须担心复杂计算和分析。

甘特图的局限：

    * 甘特图事实上仅仅部分地反映了项目管理的三重约束（时间、成本和范围），因为它主要关注进程管理（时间）；
    * 软件的不足。尽管能够通过项目管理软件描绘出项目活动的内在关系，但是如果关系过多，纷繁芜杂的线图必将增加甘特图的阅读难度；
    * 为了不至于转移阅读者的注意力，还最好避免使用栅格。

另外，个人甘特图与平常我们使用的时间表是两种不同的任务表达方式。个人甘特图使用户可以直观地知道有哪些任务在什么时间段要做，而时间表则提供更精确的时间段数据。此外，用户还可以在时间表中直接更新任务进程。

制作甘特图的方法，有专门的软件如Ganttproject、Gantt Designer和Microsoft Project等等。当然你还可以在Microsoft Excel中手动绘制。这些弥缝将会在下次介绍。

 

甘特图(Gantt Chart)的制作步骤：

在开始介绍甘特图的制作步骤前，弥缝先向大家讲解一下什么是Work Breakdown Structure(WBS)：

    WBS就是工作分解结构，就象一张道路交通图，它能够指引你如何从当前位置到达想去的地方。

因此，就有这么两个对于任务区分的概念：依赖性活动（Sequential activities）和决定性活动（Parallel activities）。有些任务需要一层一层的来完成，你需要先完成一项任务，才能继续下一项任务，这就是依赖性活动。而决定性活动则是指并不需要某一项任务结束后，就能开始的任务。

绘制甘特图的步骤：

   1. 明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称（包括顺序）、开始时间、工期，任务类型（依赖/决定性）和依赖于哪一项任务。
   2. 创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。
   3. 确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，并且按照项目的类型将项目联系起来，并且安排。
          * 此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。
          * 也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。
          * 避免关键性路径过长。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时， 也表示了完成项目的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化。
          * 不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time）。 但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。
   4. 计算单项活动任务的工时量。
   5. 确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。
   6. 计算整个项目时间。专业性软件可以自动完成该项工作。

 

软件支持：

首推GanttProject，因为开源，而且经过实践，确实非常的方便，可以参见Demo。